Uno de los cambios en las prácticas comerciales que ha traído la pandemia del coronavirus es que se realizan más reuniones online. Si eres un profesional autónomo, un emprendedor o un oficinista, tendrás que acostumbrarte a usar tecnologías como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
Gracias a este nuevo y masivo “modus operandi”, hace algunos días hizo su entrada al fascinante mundo de los videos virales el “gato Rod” o el “gato Ponton” o Rod Ponton (como lo llamaron sus padres), un abogado de Texas que pasó de la privacidad de su hogar a ser la estrella de internet al no poder quitar el filtro de un gatito en las opciones de Zoom en una audiencia judicial online.
El teletrabajo ha provocado que nuestras rutinas laborales cambien. De hecho en uno de nuestros últimos blogposts ya hablamos acerca de cómo habíamos tenido que transformar nuestro día a día profesional. Y es que las videoconferencias ya son parte de nuestra jornada.
Es por ello, y para que no tientes a tu jefe o clientes a tomar decisiones desagradables contra un dulce gatito; queremos que sigas estos sencillos consejos para que tengas unas buenas y profesionales videoconferencias.
1. Verifica que todo funcione bien
Antes de iniciar una videollamada, asegúrate que tanto los dispositivos de audio como de video estén conectados y funcionen correctamente. La mayoría de las herramientas de videoconferencia tienen un servicio de llamada de prueba.
Verifica tener una conexión a Internet estable. Cierra todas las aplicaciones, programas o ventanas en el navegador que no vayas a utilizar en la reunión para tener una conexión rápida y segura. Hay recursos online, como Speedtest.net, SpeedOf.me y TestMy.net que probarán la velocidad de tu conexión a Internet.
2. No descuides tu entorno
Todos hemos visto apariciones inesperadas de personas u objetos de uso personal en el campo visual de la cámara. Así que si vas a tener una reunión de negocios virtual mientras estás en casa, tienes que causar una impresión profesional. Verifica todo lo que puede captar la cámara detrás de ti. Puede haber algunas cosas en tu casa/estudio que no deberían ver tu jefe, compañeros o clientes.
Asegúrate que todos en tu hogar sepan que estás en una reunión para que nadie te interrumpa. Elimina otras distracciones apagando el móvil y diles a tus niños (si los tienes) que si se comportan y no hacen ruido, cenarán chuches.
3. Nada de pijamas
Por muy tentador o provocador que suene, y por más que estés en tu casa, tienes que vestirte adecuadamente para el tipo de reunión a la que estás a punto de asistir. Si es una entrevista de trabajo, ponte lo que usarías para una reunión de persona a persona. Si es una reunión con tu empleador o compañeros de trabajo, sigue el código de vestimenta habitual de la empresa. Y tampoco vale vestirse bien de la cintura para arriba, nunca sabes que pueden pedirte o necesitar. Así que; camisa, corbata y bañador (en el mejor de los casos), mejor no.
«Elimina otras distracciones apagando el móvil y diles a tus niños (si los tienes) que si se comportan y no hacen ruido, cenarán chuches.»
4. Sé puntual
El té de las 5 se toma a las 5. Esto debería ser elemental, pero es tan importante llegar a tiempo a una reunión virtual como lo sería si la reunión fuera en persona. Es fácil llegar a tiempo a una reunión cuando ya estás en la oficina, pero también debes mantener el mismo nivel de puntualidad con una reunión virtual.
Configura una alerta del calendario o una alarma en tu teléfono para avisarte con anticipación a la hora establecida de la reunión. Conéctate unos minutos antes para así poder configurar y verificar que todo funcione correctamente para que puedas estar listo para comenzar a tiempo y no molestar a las otras personas.
5. La cámara a la altura de los ojos
Si puedes, coloca la cámara al nivel de los ojos y siéntate lo suficientemente lejos del objetivo como para que la parte superior del torso y tu cara estén a la vista.
Asegúrate que la habitación en la que te encuentras esté bien iluminada y que no haya luces directamente en la cámara. Si no tienes la cámara en la posición adecuada o la iluminación es mala, puede resultar visualmente incómodo y distraer a los otros asistentes.
Es muy importante mirar a cámara y no a la pantalla del monitor. Si miras la imagen de la pantalla, tus ojos no se enfocarán en la persona con la que estás hablando, lo que puede hacer que parezcas desinteresado.
6. Practica compartir tu pantalla y enviar links
Las plataformas de videoconferencia ofrecen muchas características y capacidades para facilitar la realización de una reunión productiva. Revisa y practica el uso de algunas de las funciones más comunes, como compartir pantalla o enviar links desde el chat.
Si deseas mostrar algo o enviar una imagen, pregunta si puedes compartir tu pantalla o enviar links usando la función de chat. Siempre antes de compartir pantalla, verifica que solo tienes abiertas las pestañas útiles para la reunión; las personales mejor cerrarlas.
7. Activa el MUTE cuando no estés hablando
Cuando participas en una videoconferencia con muchos participantes mientras estás en casa, es mejor mantenerse en silencio la mayor parte del tiempo. Solo activa el micrófono cuando necesites hablar. La mayoría de las aplicaciones de videoconferencia tienen un botón de silencio que puedes presionar para apagar el micrófono.
Esto elimina cualquier ruido de fondo de tu parte. Además, si alguien entra en la habitación y comienza a hablar mientras estás en una videoconferencia (una posibilidad muy real ya que estás en casa), no tendrás que apresurarte para encontrar el botón de silencio.
«¡Solo activa el micrófono cuando necesites hablar!»
Conclusión
Los consejos que te hemos brindado te ayudarán a evitar algunos de los errores más comunes en las videoconferencias, pero somos humanos, imperfectos y olvidadizos, así que si algún filtro se cuela en tu reunión, no pierdas la calma, mantente sereno/a y serás el/la próximo/a revelación de la empresa y quizá, por qué no, una estrella fugaz en el firmamento de los videos virales. 🐱
