Pocos meses después de que el mundo se trastocase completamente por la pandemia de Covid-19, en Enfusión decidimos dar de baja el alquiler de la que había sido, durante muchos años, nuestra querida oficina.
Sí, era una oficina querida, en la que fuimos muy felices durante mucho tiempo. Allí nos conocimos buena parte del equipo que somos hoy. Compartimos muchos momentos de curro muy intensos, y también muchas experiencias personales que nos hicieron ser familia.
El edificio tenía una entrada súper glamurosa decorada con dos diosas griegas que abrían el paso hacia las imponentes escaleras de mármol. La oficina de Enfusión estaba en la planta principal. Nos fascinaba su estilo modernista, sobre todo los suelos de azulejos de cerámica. También los característicos techos infinitamente altos de tantos edificios del centro de Barcelona.
Para darle un poco de vidilla y plasmar nuestra identidad corporativa, habíamos pintado el vestíbulo en verde Pantone #476 y, en la sala de reuniones, habíamos colgado un cuadro de Nico. Por si alguno de vosotros todavía no lo sabe, estudió Bellas Artes en Munich, así que no solo lo hicimos porque lo hubiese pintado el jefe. Es que quedaba genial.
Ahora nos reunimos Zoom, tanto de manera interna como con clientes, lo que nos ahorra tiempos de desplazamiento y de esperas. También hemos intensificado el uso de Slack y de Asana para la organización de tareas, lo que nos permite una actualización inmediata de todos los procesos. Por eso, desde hace más de un año y medio, nos planteamos la siguiente reflexión: ¿es realmente mejor el teletrabajo que el trabajo presencial? Pues veámoslo partiendo desde un punto de vista más general hasta la experiencia real de Enfusión en estos tiempos de cambio.
¿Qué entendemos por teletrabajo?
Puede que parezca una obviedad tratar de responder hoy a esta pregunta. Sobre todo, porque la mayoría de nosotros no solo conocemos la teoría, sino también la práctica.
Vale, a estas alturas ya todos sabemos que teletrabajo significa trabajar a distancia, fuera de la oficina de la empresa en la que estamos contratados.
Esta fórmula nos permite trabajar y participar en reuniones desde cualquier otro lugar. El contacto con los colegas se realiza de manera digital, a través de correo electrónico o aplicaciones en línea que nos permiten compartir procesos o realizar videollamadas, por ejemplo.
Pero hay una consideración que debemos tener en cuenta, que va mucho más allá de todo esto y que tal vez no todo el mundo tenga tan claro. Y es que teletrabajo implica dos conceptos fundamentales: flexibilidad y libertad.
Son sobre todo las nuevas generaciones Y y Z las que demandan estas nuevas formas de trabajar. Navegar por internet las 24 horas del día y los contactos en red en las comunidades sociales caracterizan a los empleados del futuro. Por lo tanto, no sorprende que el teletrabajo sea cada vez más popular.
Pero la crisis del Covid-19 parece estar acelerando la tendencia aún más e implicando a trabajadores de todas las generaciones de una forma transversal.
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¿Hace el trabajo más felices a las personas?
Si algo ha dejado claro esta reciente crisis del Covid-19 es que la oficina ha sido utilizada como un espacio de refugio seguro para perpetuar ciertas formas de trabajar: horarios fijos, decisiones que se toman alrededor de una mesa de juntas y el desarrollo de la cultura corporativa dentro del entorno físico de la compañía. La disrupción producida por el primer confinamiento puso a prueba enseguida esta organización. Y, lo que se ha demostrado, es que muchas empresas pueden funcionar perfectamente sin la infraestructura de una oficina física.
Esta experiencia ha sido toda una oportunidad para repensar la cultura de la empresa, para actualizar normativa laboral obsoleta y para conocer e implementar herramientas digitales que permiten liberar el potencial de los equipos de un modo muy optimizado.
Por otra parte, parece que el teletrabajo no solo ha demostrado ser un sistema eficiente para las empresas, sino que también ha sido una experiencia muy positiva para una gran parte de los trabajadores.
Ventajas e inconvenientes del teletrabajo
El sistema de trabajo en remoto que hemos vivido de una forma más intensa que nunca en los últimos dos años, nos ha ofrecido las siguientes ventajas:- alta productividad
- reducción de los niveles de estrés
- mejor equilibrio entre la vida profesional y la vida personal. Es decir, una conciliación más real.
- menos viajes de trabajo o más cortos
- flexibilidad para que las personas organicen su tiempo
- ahorro de coste para las empresas, al prescindir de los espacios físicos y de gastos de viajes
- mayor protección del medio ambiente al disminuir los desplazamientos
- mayor soledad de las personas por la falta del contacto personal
- mayores posibilidades de distracción de las tareas
- dificultades técnicas como conexiones de red
- dificultad para separar la vida profesional de la vida personal
Toda crisis es una oportunidad
A pesar de las duras consecuencias de la pandemia de Covid-19, este período ha servido como aprendizaje en muchos aspectos de nuestra vida. El terreno profesional, ha brindado a las empresas la oportunidad de liberarse de las ataduras de la oficina física para crear un nuevo entorno de trabajo digital.
Los últimos dos años han puesto en duda los viejos patrones y nos han permitido construir equipos mucho más representativos de la sociedad que vivimos hoy, en pleno siglo XXI. Esta es una oportunidad para construir nuevas fortalezas conectando personas a través del talento sin importar su ubicación física.
Cada vez conocemos a más nómadas digitales, personas que ya no es que trabajen desde casa, es que trabajan desde un lugar diferente cada día. Utilizan espacios de coworking, van a una cafetería o se conectan desde cualquier aeropuerto.
¿Cómo lo hacemos en Enfusión?
Al igual que sucedió en todas las empresas que no prestaban servicios estratégicos de primera necesidad, todo el equipo de Enfusión se quedó en casa desde el 14 de marzo de 2020. Dos meses después, las empresas pudieron abrir de nuevo sus puertas a sus trabajadores, aunque muchos de ellos no han querido volver.
En el caso de Enfusión, aquella combinación de Covid-19 con teletrabajo supuso una inmediata reflexión previa a dar los siguientes pasos en nuestra estrategia a nivel laboral. Finalmente, se tomó una decisión de forma consensuada, democrática y por mayoría absoluta y aplastante. El cien por cien del equipo quiso seguir trabajando en remoto, por lo que se dio de baja el alquiler de la oficina.
Este cambio no ha sido, sin embargo, tan novedoso en nuestro caso. Desde que fundaron Enfusión, hace dieciséis años, tanto Henrique como Nico se tuvieron que enfrentar muy pronto a la conciliación, ya que sus hijos mayores nacieron casi al mismo tiempo que la empresa. Enseguida hubo que buscar alternativas para poder conciliar, con la dificultad añadida de que no había abuelos que viviesen cerca.
La mayor dificultad entonces era que apenas había herramientas que facilitasen el teletrabajo. Los teléfonos ya eran móviles, pero no tenían la conectividad actual (no, en 2006, el IPhone no existía). Había ordenadores portátiles, pero moverse con ellos era como cargar con la mesa del despacho y el envío de archivos pesados casi solo se podía hacer antes de la hora de comer para no colapsar el sistema.
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Herramientas imprescindibles (y probadas por nosotros) para el éxito en el teletrabajo
Hoy tenemos a Google Drive, que más que un servidor es casi un ángel que nos protege desde las nubes. Ya no hay que conectarse vía VPN o FileZilla a un servidor físico que, cada vez que se caía suponía un descenso a los infiernos.
Slack nos permite comunicarnos de manera fluida y organizamos nuestras tareas a través de Asana. Si queremos vernos, lo hacemos vía Zoom y todos hemos aprendido ya a no ser un gato cuando aparecemos en pantalla.
Usamos Hubspot para organizar las tareas comerciales, Invision App para propuestas de diseño, Bannersnack o Canva para hacer creatividades para banners de Adwords o Social Ads, por ejemplo.
Dado que nuestro tiempo es lo más valioso que tenemos, lo optimizamos con el uso de Toggl, una aplicación que permite registrar las horas de trabajo. Así, podemos revisar presupuestos aprobados versus tiempo real dedicado. Y no solo lo hacemos por procedimiento interno, sino también para poder justificar las horas de trabajo, si un cliente lo necesita o lo quiere ver. Todo online y todo en la nube.
Hemos aprendido a optimizar el tiempo de videollamadas para un correcto funcionamiento de la empresa. Una o dos veces al mes, nos reunimos todo el equipo de Enfusión a través de Zoom para repasar los clientes y proyectos, plazos de entregas, fechas, y revisamos y actualizamos las prioridades.
Si son necesarias más reuniones para comentar algún proyecto al detalle, ya no hace falta que esté todo el equipo. En este caso, se hacen videollamadas monográficas con los integrantes del equipo correspondiente a cada cliente/proyecto. Así, no saturamos con demasiadas conferencias en pantalla y optimizamos el tiempo de las personas.
Aunque, para que nadie piense que la razón para trabajar en remoto es que no queremos vernos nunca, nunca, nunca, os confesamos que hacemos algunos encuentros esporádicos del equipo en los espacios de coworking de Betahaus o de Talent Garden en Barcelona. Porque, ya que el teletrabajo se basa en la flexibilidad y en la libertad, nosotros nos seguimos viendo siempre que queremos.
